Một số lỗi hay gặp trên Word Office và cách khắc phục

Một số lỗi thường gặp khi làm việc với Microsoft Word Office

Một số lỗi hay mắc phải khi làm việc trong Word và cách khắc phục

  • Trong quá trinh làm việc chúng ta thường gặp những lỗi gây phiền toái và các bạn nên biết để có thể khắc phục, không làm dán đoạn công việc của mình. Dưới đây là bài viết mình đã tổng hợp lại 31 lỗi thường xuyên gặp phải trong quá trình làm việc và cách khắc phục. Bắt đầu tìm hiểu nào!
  1. Khi gõ số trang xuất hiện chữ page nhưng không thấy số của trang hiện ra:
  • Cách sửa: trên menu>Tools > Options> View tắt nút sét ô (file codes > enter)
  1. Loại bỏ đường bao xung quanh file làm việc:
  • Trên thanh menu tools > Options > View > Tắt phần set ô text boundarie > Enter
  1. Khi dánh văn bản hết dòng gõ enter để xuống nhưng xuất hiện dạng đánh số các dòng:
  • Trên menu > File > Pagesetup > Layout > Line numbers > Tắt Addline numbering > Enter
  1. Khi kẻ hình hay có text box thì có đường viền xung quanh gây khó khăn trong căn chỉnh văn bản:
  • Sửa như sau: Menu tools > Options > Click genaral > Tắt AutomaticCreart > Enter
  1. Khi file làm việc có nền xanh còn chữ thì lại màu trắng:
  • Khắc phục như sau: menuTools > Options > Genaral > tắt BlueBackground và WhiteText > enter
  1. Sử dụng phím Tab lại hiện ra dấu mũi tên:
  • Cách khắc phục: menuTools > Options > View > Tắt tìm kiếm trong TabCharacters > Enter
  1. Nút Home hay End không dùng được:
  • Cách sửa: MenuTools > Options > Genaral > Tắt AutomaicCreate > Enter
  1. Thêm hình vào nhưng không thấy hình hiện ra:
  • MenuTools > Options > View > Tắt PicturePlaceholders > Enter
  1. Gõ không thấy chữ, không thấy số trên thước:
  • Trên màn hình nền máy tính > chuột phải > Properties > Apperance > Advance > MessageText > chọn màu đen trong mục color > Ok để kết thúc.
  1. Trong quá trình in file thì bị đảo lộn in từ cuối file lên đầu file:
  • MenuTools > Options > Print > bỏ tìm kiếm trong ReversePrintOrder > Enter
  1. Khi bạn sử dụng font chữ TCVN3 ABC sẽ có trường hợp từ cuối sử dụng chữ “i” sẽ bị thành in hoa. Ví dụ ‘Tài” sẽ thành “TàI”. Nguyên nhân của lỗi này là do bán sử dụng chức năng sửa chính tả tự động Auto Correct trên MS Word nhầm lẫn ngôn ngữ của Việt Nam và Nước ngoài. Tiếng anh chữ “I” là ngôi thứ nhất là danh từ sưng tôi và luôn được viết hoa.
  • Khắc phục: Trên Ms Word > Tools > Auto CorrectOptions > Tắt ReplaceText as you type
  • Một lỗi khác nữa là kí tự “ở” đứng ở đầu câu biến thành “ậ” lỗi này do cài tự động viết hoa chữ đầu và cũng sửa trong AutoCorrect MS Word tắt dấu ở mục Capitalese First letter of senttences rồi OK để kết thúc.
  1. Khi đánh văn bản mà chữ “i”bị chuyển thành I:
  • Sửa như sau: Trong công cụ Insert > Auto Text > TabAutocorrect > gõ I vào mục Replace, và có hai chữ “I” hãy bấm vào chữ “I” dòng dưới > phím delete > OK
  1. Khắc phục lỗi khoảng không giữa các kí tự trong 1 chữ, Ví dụ: A nh
  • Chọn mục Tools > Options > TabEdit > bỏ dấu trong Use smast cut and pastes > OK
  1. Chỉnh lại đơn vị Inches thành centimetters
  • Tools > Options > TabGeneral > trong Measurenent unit tích Centimetters > OK
  1. Làm thế nào để làm viền bao xung quanh văn bản
  • Tools > Options > TabView > Tích vào mục TextBoundaries > Ok
  1. Khi văn bản có các đường gạch dưới chân kiểu ziczac để sửa lỗi này làm như sau:
  • Tools > Options > Tab Speling and Gramar > bỏ chọn tất cả > Ok
  1. Thay đổi font thành màu trắng và background thành màu xanh:
  • Tools > Options > Tab genaral > tích vào BlueBackground và WhiteText > Ok
  1. Phương pháp định dạng file (các bạn lưu ý hãy làm bước này trước khi đem in để bản in không bị lỗi)
  • File > PageSetup > chọn kiểu căn lề ở TabMargin và chọn kích cỡ khổ in trong TabPaper Side >OK
  1. Lỗi kí tự trước bị xa hơn kí tự sau khi đánh font Unicode. Đôi khi file làm việc gặp lỗi cách ra nhau khi đánh dấu kể cả khi bạn chưa đánh dấu cách, để fix lỗi này các bạn làm như sau:
  • Tools > Opions > Edit > bỏ tích ở mục SmartCut and paste > OK
  1. Kí tự đầu tiên mà là chữ cái nguyên âm dấu tiếng việt thì bị thụt xuống:
  • Tools > Auto CorrectOptions > Auto correct > bỏ tích ở mục Correctt Two Intiial Capittal > OK
  1. Khi muốn đánh chữ thường đầu  đoạn văn nhưng lại bị tự động sửa ra chữ hoa:
  • Tools > Auto Correct Option > Auto correct > tắt mục Capitalise first leter of senttence
  1. Loại bỏ gạch chân chữ dạng sóng. Đúng ra thì đây không là lỗi mà do tác dụng của việc bật soát lỗi chính tả và khi in nó sẽ không hiện ra. Cơ bản khi các bạn làm việc sự xuất hiện của nó gây rối mắt cho các bạn làm việc:
  • Tools > Option > Speling and Grammar > tắt mục CheckGrammar as you type
  1. Sao chép dữ liệu và hình ảnh từ trên internet vào trong Word. Việc sử dụng nguồn dữ liệu trên internet đã quá quen thuộc với người sử dụng vi tính, nhưng chỉ copy theo kiểu thông thường về Word thì tốn nhiều thời gian trong vài trường hợp bạn sao chép nguồn tài nguyên lớn có thể gây ra hiện tượng cheo máy. Muốn giảm thời gian bạn nên làm như sau:
  • Đầu tiên bạn sao chép dữ liệu trên internet rồi mở ra cửa sổ làm việc mới trên word. Trên cửa sổ word mới vào Edit > past Specical. Nếu dữ liệu bạn sao chép dạng chữ thì bạn vào phần Past Specical > sử dụng Unformated Text hay Formated Text hay Unformated Unicode Text. Và trái lại khi dữ liệu sao chép dạng hình banv vào mục Paste Specical > Device Independentt bittmap. Sẽ làm tăng tốc quá trình sao chép cũng như giảm độ lớn của dữ liệu ghi lên đĩa.
  1. Cách bảo mật thông tin trên Word, bạn muốn lưu lại infor hay dữ liệu cá nhân không muốn ai biết của bạn trên máy tính ở nơi làm việc thì bạn hãy làm theo các bước sau:
  • Tools > Option > Security > password to open > đánh pass của bạn, hay chọn style chữ bạn vào advance sau đó tùy chọn kiểu text mà bạn muốn dùng. Rồi tiếp tục tạo password dùng để chỉnh sửa file, trong mục password modyfy nhập password của bạn. Sau cùng clik OK. Bạn có thể thêm chức năng bảo mật văn bản bằng cách : Tools > Protectt documentt. Trong cửa sổ Protectt Documentt bạn sẽ có 3 sự lựa chọn bảo mật.
  1. Khi sử dụng phím dấu cách thì có dấu chấm trên đầu
  • Tools > Options > view > trong Formating marks chọn mục all
  1. Không thể đánh số thứ tự cho trang, lỗi này nguyên nhân do bạn sao chép dữ liệu ở nhiều nguồn, do đó bạn chẹn vào trang sẽ không thể giống như dùng trên máy tính thông thường được, khắc phục như sau:
  • Insert > Page Number… > Format > Continues From…> OK
  1. Khi bạn gõ tiếng viết gặp vấn đề chữ bị cách khi có dấu. trong rất nhiều trường hợp bạn dùng phần mềm gõ Vietkey để gõ trong MS Word các chữ mà có dấu sẽ bị cách nhau giữa các phần nguyên và phụ âm, nguyên nhân là bạn đang để chế độ smart cut and paste. Khắc phục rất đơn giản, bạn chỉ cần tắt chế độ này đi là ok.
  • Menus Tools > Options > Edit > tắt mục smart cut and paste > OK > save file đang làm > tắt Word > vào lại là ok.
  1. Đánh văn bản xuất hiện lỗi lệch dấu trên chữ hoa khi dùng font TCVN3, VNI Windows…khi mà bạn hủy dấu thì lại thấy nó lệch qua phải điều này khiến cho văn bản không được đẹp mắt. Nguyên nhân do tính năng Auto correct trên Word. Khắc phục như sau:
  • Tools > Auto Correct Option > Auto Correct > hủy tích mục Corect two inittial Capitalls > OK
  1. Thay đổi đơn vị đo trong Word. Trong Word sẽ mặc định đơn vị đo là inch tuy nhiên nước ta quen sử dụng đơn vị là cemtimet và trong các quy định về văn bản tại Việt Nam cũng đã có quy định chuẩn là cm. Do đó hãy chuyển qua đơn vị đo lường là cm. Để chuyển đổi làm như sau:
  • Tools > Options > Genaral > trong danh mục Measurrement > Centimetters . Sau đó khởi động lại ứng dụng để cài đặt có tác dụng ở lần sử dụng sau.
  1. Hiện tại, hầu như khi sử dụng Word mọi người đều dùng bộ Unicode và dùng các font thông dụng như Arial, Time New Roman… tuy nhiên có nhưng khi bạn mở Word lại không thấy font thường dụng mà thay vào đó lại hiện lên 1 font khác mà bạn không cần dùng, hay các bạn đang dùng font ưa thích nhưng khi chuyển qua văn văn bản khác thì font lại tự động thay đổi không như ý muốn. Vậy để không tốn thời gian cùng với sự nhất quán về font trong toàn bộ file làm việc của bạn thì các bạn nên chọn 1 kiểu chữ mặc định. Để thiết lập bạn hãy làm như sau:
  • Formatt >chọn mục font > trong mục font chọn style hay dùng nhất, chọn kiểu chữ trong phần font style> kích thước chữ trong phần Size > lick vào Default > Yes trong hộp thoại xuất hiện > OK > save File sau đó tắt Word rồi lại bật lại để hoàn tất và cài đặt có hiệu lực cho những lần làm việc sau.
  1. Một chức năng mới thêm của Word, khi vẽ một mục tiêu đồ họa nào đó vào file làm việc thì ứng dụng sẽ tự động tạo ra 1 khung bao quanh khu vực con trỏ đang đứng. Nó có công dụng là nhóm lại các mục tiêu vẽ trở thành 1 thể thống nhất để lúc bạn dời chuyển hay thay đổi gì đó thì cả thể đồ họa đó cũng sẽ dời theo. Tuy nhiên khi xuất hiện khung bao này lại gây phiền toái và khó khăn trong vài thao tác sử lí file. Vậy để sử lí bạn chỉ cần tắt nó đi bằng phím ESC.

HẾT!

  • Bài viết này hi vọng giúp các bạn có thể tự khắc phục các lỗi hay xuất hiện trong quá trình làm việc với Word mà không cần người có kinh nghiệm nhiều. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết sau. Thanks!
  • Có thể bạn quan tâm khóa dạy học tin học văn phòng
  • Trung tâm đào tạo tin học Hải Phòng
  •  Địa chỉ: ngõ 128 An Đà, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng
  • SĐT: 0789996363